10.11.2015  Verfasst von Anja Syrek in Agile Transformation  

Spielregeln in der Projektzusammenarbeit.

Eine bewährte Kommunikationsform zur Einbeziehung des Faktor Mensch in Transformationsprojekten.

„Zwar haben wir die Vielzahl von komplexen Themen und Aufgaben strukturiert und geplant, aber auf dem Weg der Umsetzung vergessen, die Mitarbeiter zu involvieren.“ Ein, aus meiner Erfahrung, oft gehörter Satz in der Hochphase von Transformationsprojekten. Häufig birgt die Komplexität auf dem Weg von der Veränderung zur Transformation in Organisationen die Gefahr, dass der „Faktor Mensch“ auf der Strecke bleibt.

Mit dem Begriff Transformation meine ich in diesem Kontext die anspruchsvollste Stufe von Veränderungen, da diese nicht „nur“ beschlossen und implementiert, sondern von der Organisation und deren Mitarbeitern verstanden und gelebt werden sollten, wodurch letztlich eine merkliche Kulturveränderung stattfinden kann.

Wie kann es also passieren, dass der Mensch bzw. Mitarbeiter „auf der Strecke“ bleibt? Was kann man tun, besonders in Anbetracht der Tatsache, dass doch nur und ausschließlich die Menschen einer Organisation die neuen oder veränderten Prozesse und Strukturen mit Leben erfüllen können, um dies zu verhindern?

Das Zauberwort lautet Kommunikation. Kommunikation besonders in Transformationsprojekten – vermeintlich offensichtlich und als Kleinigkeit abgetan – wird oft vernachlässigt. Aus diesem Grund stelle ich im Folgenden eine Kommunikationsform, die dem oben beschriebenen Sachverhalt entgegenwirken kann, näher vor:

Spielregeln in der Projektzusammenarbeit stellen übergeordnete Richtlinien für alle Stakeholder im Projekt dar, um die Art der sprachlichen Kommunikation und den Umgang miteinander zu regeln und zu steuern. Diese Regeln, einmal gesamtheitlich vorgestellt, unterstützen die zwischenmenschliche Interaktion beispielsweise in Meetings, E-Mails und Einzelgesprächen und erhöhen somit die Lösungsorientierung der einzelnen Akteure. Dadurch wird der Fokus auf das eigentliche Thema des Gesprächs oder den Betreff der E-Mail gerichtet.

Die Menge der beschlossenen Spielregeln kann – je nach Projektsituation – variieren. Mein Tipp ist, die Anzahl auf sieben bis zehn Regeln zu beschränken, damit die Übersichtlichkeit gewahrt und die tatsächliche Anwendung begünstigt wird. Wie so oft im Leben, und so auch im Projekt, können zu viele regulative Maßnahmen kontraproduktiv wirken, indem sie zusätzliche Frustration erzeugen, die es mithilfe der Spielregeln idealerweise zu vermeiden gilt.

An dieser Stelle greift dann beispielsweise gerne die Regel „Ich kläre Störungen, sobald ich diese wahrnehme, indem wir persönlich miteinander reden“. Wenn mir also irgendetwas „nicht schmeckt“, gilt es, dies anzusprechen und zu klären. Auch darauf, sich hinter dem Rücken eines anderen zu beschweren oder gewagte E-Mails zu schreiben wird verzichtet. Hingegen werden Konflikte und Missverständnisse umgehend geklärt. In gut funktionierenden Teams erfolgt dies im persönlichen Gespräch im kleinen Kreis. Somit kann vorgebeugt werden, dass sich ungeklärte Themen summieren und letztlich zu Blockaden führen, die die Zusammenarbeit im Projekt signifikant stören.

Eine weitere Regel könnte sein „Ich agiere und kommuniziere mit Takt und Rücksicht“. Wie so oft macht „der Ton die Musik“, so dass sich jeder um ein Projektklima bemühen sollte, welches von gegenseitigem Wohlwollen bestimmt ist.

„Ich höre gut zu und lasse andere ausreden“, trägt ebenfalls zu einer harmonischen Zusammenarbeit bei. Wer sich mitteilen kann und verstanden fühlt, ist auch motivierter, den Gedanken der anderen Gehör und Aufmerksamkeit zu schenken. Gedankengänge sollten bis zum Ende gehört werden, um den Standpunkt des Gegenübers verstehen und sich besser in dessen Perspektive versetzen zu können.

Eine meiner bevorzugt ins Spiel gebrachten Regeln ist übrigens „Jeder von uns hat aus seiner subjektiven Sichtweise zu 100% Recht“. Spätestens bei der Ergänzung „Ihr Gegenüber allerdings auch“ ist mir das Schmunzeln der Zuhörer gewiss. Insofern ist es erforderlich, sämtliche Sichtweisen, die alle zu 100% richtig sind, zu beleuchten und diese ausschließlich auf die sachbezogene Nützlichkeit zu betrachten. Immerhin geht es in Projekten darum, diese zu einem erfolgreichen Ergebnis zu führen, auch wenn das nachvollziehbarerweise nicht immer rein und ausschließlich auf der Sachebene stattfinden kann.

Eine weitere Regel, die in diesem Kontext hilft, ist „Hinterfragen oder überprüfen Sie Annahmen explizit“, bevor Sie verbal „dagegen schießen“. Ein „Habe ich richtig verstanden, dass…“ oder „Meinten Sie, dass…“, hat schon so manches Problem am Entstehen gehindert.

„Informationen unterliegen vorwiegend der Hol- und nicht der Bringschuld“ – dieses Bewusstsein sollte aus meiner Sicht ebenfalls bei den Projektbeteiligten herrschen, damit die Zusammenarbeit im Projekt von Erfolg gekrönt ist. Das heißt, dass jeder für sich und seinen Themenbereich die Verantwortung übernimmt. Somit wird auch vermieden, dass sich hinter Ausreden wie „Die Information wurde mir nicht weitergeleitet.“ oder „Seitdem Kollege X im Urlaub war, habe ich nichts mehr gehört.“ versteckt werden kann.

Wie anhand der dargestellten Beispiele deutlich wird, sollte die Auswahl und Zusammenstellung der Regeln spezifisch auf die jeweiligen Projektbedürfnisse und das Umfeld zugeschnitten sein. Sie sollten zum Erreichen eines sozial verbindlichen Charakters gemeinschaftlich erarbeitet, verabschiedet und kommuniziert werden, z.B. im regelmäßigen Projekt-Meeting. Nur wenn Konsens in Bezug auf die gewählten Inhalte unter allen Projektbeteiligten herrscht, kann im Zweifel auf die Einhaltung einer oder mehrerer Regeln verwiesen und eine angespannte Situation entschärft werden. Auch sollten die Spielregeln in der Projektzusammenarbeit für alle Beteiligten jederzeit zugänglich und vor allem sichtbar sein, damit es nicht irgendwann heißt: "Aus den Augen, aus dem Sinn!“.

Wie bereits eingangs erwähnt, wirken derartige Regeln fast zu selbstverständlich, um in einem Projekt-Meeting explizit vorgetragen zu werden. Meine Erfahrung der letzten Jahre zeigt allerdings, dass die Vereinbarung solcher Regeln bei einer Vielzahl der Beteiligten auf deutliche Zustimmung stößt und den Ablauf des Projektes merklich positiv beeinflusst. Denn unter uns: Nur weil man theoretisch weiß, wie Dinge in der Praxis funktionieren sollten, hat man sie noch lange nicht umgesetzt.

Sollten Sie Interesse an weiteren Informationen zu diesem Thema haben, erhalten Sie unter folgendem Link ein downloadbares Dokument, welches 10 ausgewählte Formen erfolgreicher Kommunikation in Transformationsprojekten kurz und knapp beschreibt.

Die Autorin

Anja Syrek
Consultant